Dans une plus ou moins grande mesure, les entreprises du monde entier ont été touchées et les conséquences réelles à moyen et long terme à l'échelle mondiale restent à déterminer.
L'entreprise pour laquelle je travaille se consacre principalement à offrir des solutions de gestion des coûts pour les travailleurs mobiles. Nous gérons les dépenses de plus de 4,5 millions de travailleurs dans près de 120 pays et cela nous donne une perspective unique sur la façon dont le confinement a affecté l'industrie du voyage, et en particulier les moyens de transport (par voie terrestre, maritime ou aérienne) vers les restaurants et les hôtels.
L'activité et la mobilité des entreprises ont chuté à des niveaux sans précédent dans l'histoire moderne. Rien qu'on ne sache, mais quand on analyse les chiffres de mars ou d'avril et qu'on les compare avec ceux du mois précédent, on se rend compte de l'ampleur du drame subi en seulement 6 semaines d'emprisonnement. Les compagnies aériennes, les trains, les taxis et les hôtels ont réduit les réservations et les ventes de 65 % à 95 % rien qu'en Europe.
Mais tous les indicateurs et données dont nous disposons aujourd'hui nous renseignent peu sur les effets à moyen et long terme. La pandémie de coronavirus a changé notre monde et seul le temps nous dira si elle est là pour rester ou si elle ne sera que temporaire.
Il est encore trop tôt pour savoir si le télétravail auquel de nombreux travailleurs ont été contraints sera une situation spécifique. Mais il est clair que les entreprises qui n'étaient pas préparées avaient beaucoup plus de problèmes et de problèmes qu'elles ne l'étaient.
L'utilisation de solutions de collaboration et de communication telles que Slack et Zoom a considérablement augmenté.
Les entreprises qui n'utilisaient pas ces outils avant la pandémie, mais qui les ont adoptés pour pouvoir travailler à domicile, continueront probablement à les utiliser intensivement une fois que leurs employés seront de retour au bureau.
L'une des fonctions de l'entreprise qui est généralement moins préparée à une politique de télétravail est l'opération financière, qui est souvent encore beaucoup plus dépendante des processus papier et des logiciels sur site que d'autres fonctions.
Avec le confinement il est évident que de nombreux frais de déplacement ont disparu ou ont été significativement réduits, mais, paradoxalement, de nombreux salariés qui auparavant ne se déplaçaient pas doivent allouer d'autres dépenses à leur entreprise (téléphonie, formation en ligne, matériel, logiciel, papeterie, coursier) car il reste la nécessité de gérer les dépenses des employés.
Dans de nombreuses entreprises, les factures et dépenses des employés sont souvent encore soumises sur papier au service financier, où elles doivent être examinées et approuvées manuellement, souvent par plusieurs employés, puis saisies manuellement dans le système comptable.
Dans les entreprises internationales, certains de ces documents nécessitent une traduction. Si des services de traduction sont nécessaires, ils peuvent les rechercher sur IsAccurate, tandis que d'autres préfèrent intégrer le service au sein de leur propre entreprise.
Non seulement cela nécessite que le processus soit physiquement centralisé, mais il est également incroyablement inefficace et nécessite du temps et des ressources qui pourraient être mieux dépensés ailleurs, que ce soit au bureau pour des tâches plus productives ou pour permettre aux employés de profiter de leur temps libre. contribuer.
Dans le cas où les employés doivent travailler à domicile, ce processus s'arrête complètement.
Le courrier externe s'accumule (en supposant que les coursiers continuent de livrer) et le courrier au bureau s'arrête.
Sans personne pour examiner et approuver les factures et les dépenses des employés ou saisir manuellement les données dans le système financier, les fournisseurs ne sont pas payés et les employés ne sont pas remboursés.
Cela peut ne pas être un gros problème lorsqu'une fermeture de bureau dure une semaine ou deux, mais si la fermeture est prolongée, cela pourrait commencer à avoir un impact significatif sur les flux de trésorerie personnels et professionnels.
De nombreuses entreprises et indépendants sont préoccupés par l'impact financier du coronavirus dû à la perte potentielle de clients et de revenus, donc tout ce qui peut être fait pour minimiser cet impact ira loin.
La numérisation de la gestion des notes de frais des employés et de la gestion des factures des fournisseurs et l'abandon des processus manuels et sur papier peuvent non seulement rendre le processus beaucoup plus efficace pour les employés, qui n'ont plus à se soucier de la sauvegarde des reçus et du calcul, mais aussi effectuer la vérification, l'approbation et un processus de réconciliation beaucoup plus efficace pour l'équipe financière.
Les employés doivent simplement capturer et télécharger une photo du reçu ou transmettre un e-mail de dépenses au système, qui numérisera et analysera automatiquement les données de transaction pour créer un rapport de dépenses.
Les règles de politique de dépenses sont déjà configurées dans le système, de sorte que les employés (ou leurs approbateurs) n'ont pas besoin de vérifier si chaque dépense relève de la politique déterminée par l'entreprise.
Une fois soumis, les approbateurs reçoivent une notification par e-mail leur indiquant qu'ils doivent approuver une note de frais.
Là, ils peuvent facilement visualiser les images des reçus et les détails des transactions et voir si une dépense est conforme ou non à la politique de l'entreprise grâce à une notification à l'écran. Une fois la dépense acceptée, la personne suivante dans la chaîne d'approbation reçoit la notification, et ainsi de suite.
Après approbation finale, les données peuvent être automatiquement exportées et encodées en temps opportun pour être remboursées à l'employé.
La situation du flux de travail d'approbation des factures fournisseur peut être simplifiée de la même manière pour permettre aux équipes financières distribuées d'implémenter une solution de facturation fournisseur.
Un avantage supplémentaire de l'automatisation de ces processus auparavant manuels est l'impact humain sur les employés.
Les employés en déplacement n'ont plus à passer des heures à la fin de leur trajet à remplir des notes de frais, ils peuvent donc consacrer plus de temps à un travail productif ou en famille.
Les approbateurs n'ont pas à vérifier en permanence ce qui est et ce qui n'est pas dans la politique.
Et pour l'équipe financière, au lieu d'avoir à vérifier manuellement et à saisir les données ligne par ligne dans le système comptable et à configurer des cycles de vérification, ils peuvent concentrer leur temps sur des tâches telles que la planification et l'analyse des données.
Le confinement et le télétravail qui en découle vont obliger à accélérer l'adoption de la digitalisation dans les directions financières.
Et c'est là pour rester.
