Lorsque vous n'arrêtez pas de recevoir des notifications en permanence, vous finissez par désactiver votre téléphone, ou pire, désactiver le groupe ou l'expéditeur.
Nous devons essayer de réduire le nombre de messages, non seulement pour sauvegarder des données, non seulement pour améliorer l'écologie de la planète en utilisant moins d'énergie, mais pour libérer mentalement les participants à une conversation. Pense que chaque fois que tu envoies un message vous interrompez un autre (ou d'autres), nuisant à leur efficacité, non seulement pour le temps que vous enlevez pendant la conversation, mais aussi pour le temps qu'il faut plus tard pour revenir à un état de concentration dans la conversation qui a été interrompue.
pour ce les messages doivent être clairs et compréhensibles, ne laissant aucune place aux doubles interprétations. Aussi, faut-il regrouper tout ce qui est possible dans un seul message et omettez tout ce qui ne contribue à rien ou n'est pas nécessaire.
Ce dont nous allons parler s'applique au domaine personnel et professionnel, à tout type d'outil, notamment les chats, tels que Messages, WhatsApp, Télégramme, Skype, Équipes… Puisque dans tous les cas les problèmes sont généralement les mêmes.
Voici mes dix conseils tirés de mon expérience personnelle sur quelques années :
- Utilisez des messages écrits pour enregistrer des données qui ne doivent pas être confondues. Par exemple, il vaut mieux envoyer une adresse, un numéro de téléphone, des mesures… via un message écrit qu'une conversation téléphonique. Ensuite, l'expéditeur et le destinataire verront clairement les données sans aucun doute.
- N'utilisez pas de messages écrits pour discuter ou clarifier, ou si vous avez besoin d'une réponse immédiate. S'il y a quelque chose que vous ne comprenez pas, s'il y a quelque chose qui n'est pas clair pour vous ou dont vous devriez connaître la réponse sur place, il vaut mieux un appel téléphonique pour résoudre les doutes, les nuances. Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite laisser un message avec le résumé de l'accord, à titre de clarification et de rappel.
- Vous pouvez écrire plus d'un mot par message : c'est horrible d'avoir une phrase dans plusieurs messages. Rien ne se passe, le destinataire peut attendre quelques secondes que vous finissiez d'écrire tout ce que vous avez à dire, le monde ne finira pas. Aussi, utilisez des points, des virgules, des questions, des admirations… vous ferez mieux comprendre le message, une virgule mal placée peut prêter à confusion dans le message. Le saut de ligne existe, vous pouvez faire "intro" et continuer à écrire dans le même message, mais dans un nouveau paragraphe. De cette façon, tout le message ira en un seul envoi et vous dérangerez moins le destinataire. À ce stade, je souhaite faire une exception : si vous souhaitez envoyer des informations que le destinataire doit copier, il peut être préférable de les envoyer dans un message séparé, tel qu'un numéro de téléphone ou une adresse e-mail. Selon le programme que vous utilisez, il ne vous permet pas de sélectionner une partie du texte pour le copier,
- Merci de corriger votre message avant l'envoi si vous rencontrez une erreur, au lieu d'envoyer un autre message en le corrigeant : Si le logiciel que vous utilisez permet de corriger un message déjà envoyé, comme Teams ou Telegram, il est préférable de corriger le message plutôt que d'en envoyer un autre. C'est un message de moins et une conversation plus propre.
- Les questions avec plusieurs options ne sont pas répondues par "Oui" ou "Non": C'est frustrant de demander à quelqu'un de choisir entre deux options et il répond "Oui", mais à laquelle a-t-il dit oui ? S'il vous demande, par exemple, si vous voulez manger de la viande ou du poisson pour aujourd'hui, répondez « viande » ou « poisson », mais pas « oui ». Cela peut sembler idiot, mais cela arrive souvent, surtout lorsque l'expéditeur pose la question dans plusieurs messages, avec une option dans chaque message.
- Précisez à quelle question correspond chaque réponse- Parfois, l'expéditeur vous envoie plusieurs questions et le destinataire répond à l'une d'entre elles sans préciser à quelle question correspond chaque réponse. Si on vous demande dans plusieurs messages distincts si nous achetons des haricots, du chorizo ​​et du fromage, la réponse doit être claire, par exemple « oui chorizo, pas de fromage » ou « oui aux trois ».
- Laissez votre message complet dès le début: cela arrive surtout dans un environnement d'entreprise, que quelqu'un vous envoie un message avec votre nom, ou avec "Bonjour" et rien d'autre, en attendant votre réponse. Une fois que vous avez répondu, ils commencent à écrire leur question. C'est une grosse perte de temps pour l'expéditeur et le destinataire, qui ont été interrompus et attendent maintenant paresseusement que vous posiez la question. Enfin, si la question est trop longue, le récepteur se lasse d'attendre, revient à ce qu'il était en train de faire, et c'est alors que la question arrive, l'interrompt à nouveau. Si vous voulez demander quelque chose à quelqu'un, envoyez un seul message, y compris la salutation, par exemple "Bonjour Antonio, savez-vous si le problème de recrutement automatique via le web qui posait problème la semaine dernière a été débloqué ?"
- Mettre le destinataire en position lorsqu'il commence un messageIl est également courant que l'expéditeur pose une question très précise sans que le destinataire soit placé dans le même contexte. Par exemple "Pourriez-vous compléter le dossier ?". Si le destinataire fait autre chose, il se peut qu'il ne sache même pas de quoi vous parlez. Alors si vous entamez une conversation, notamment sur un sujet pas très récent, pensez à contextualiser le destinataire, par exemple "Avez-vous pu compléter le dossier de vente que je vous ai envoyé la semaine dernière avec les codes fournisseurs ?".
- A qui s'adresse le message ? Lorsqu'il y a plusieurs destinataires, un groupe... il est important que, si vous posez une question ou une demande, préciser à qui la question ou la demande est adressée. Habituellement, il se passe beaucoup de choses dans les e-mails avec de nombreuses personnes, où l'expéditeur ne peut pas distinguer les personnes qu'il doit mettre en « À » et en « CC ». Si nécessaire, dans le message lui-même, vous pouvez nommer différentes personnes si vous devez faire une demande spécifique à chacune.
- Soyez ingrat: Surtout dans les groupes de messagerie et les e-mails avec de nombreux destinataires, il est très pénible pour tout le monde de commencer à remercier pour quelque chose, car cela implique beaucoup de messages. Il est préférable d'être reconnaissant au moment de la demande, sonnez « reconnaissant d'avance… » ou de ne remercier que l'expéditeur et pas tout le monde. Cela ne signifie pas que quelqu'un ne confirme pas qu'une certaine demande ou notification a été reçue, c'est plus pour les groupes, surtout les grands, où tout le monde commence à remercier ou à faire un commentaire sans importance, qui sature tous les participants.
Parfois, les temps des SMS me manquent, où devant les payer, les gens réfléchissaient bien à ce qu'ils avaient à dire et optimisaient le message. Les tracas et les interruptions étaient minimes.
Qu'ajouteriez-vous Ă cette liste?
