Quando você não para de receber notificações constantemente, acaba silenciando seu telefone, ou pior, silenciando o grupo ou o remetente.
Devemos tentar reduzir o número de mensagens, não apenas para economizar dados, não apenas para melhorar a ecologia do planeta usando menos energia, mas para libertar mentalmente os participantes de uma conversa. Pense que toda vez que você enviar uma mensagem você interrompe outro (ou outros), prejudicando sua eficiência, não só pelo tempo que você tira durante a conversa, mas também pelo tempo que leva depois para voltar a um estado de concentração na conversa que foi interrompida.
Para este as mensagens devem ser claras e compreensíveis, não deixando margem para duplas interpretações. Além disso, precisamos agrupar tudo o que é possível em uma única mensagem e omitir tudo o que não contribui para nada ou não é necessário.
O que vamos falar vale para o campo pessoal e profissional, para qualquer tipo de ferramenta, principalmente chats, como Mensagens, WhatsApp, Telegram, Skype, Equipes… Já que em todos os casos os problemas são geralmente os mesmos.
Estas são as minhas dez dicas da minha experiência pessoal ao longo de alguns anos:
- Use mensagens escritas para registrar dados que não devem ser confundidos. Por exemplo, é melhor enviar um endereço, um número de telefone, algumas medidas… por mensagem escrita do que por telefone. Então, tanto o remetente quanto o destinatário verão os dados claramente, sem dúvida.
- Não use mensagens escritas para discutir ou esclarecer, ou se você precisar de uma resposta imediata. Se há algo que você não entende, se há algo que não está claro para você ou cuja resposta você deve saber na hora, é melhor um telefonema para resolver as dúvidas, as nuances. Caso pretenda, pode posteriormente deixar uma mensagem com o resumo do acordo, como esclarecimento e lembrete.
- Você pode escrever mais de uma palavra por mensagem: é horrível receber uma frase em vários posts. Nada acontece, o destinatário pode esperar alguns segundos para você terminar de escrever tudo o que tem a dizer, o mundo não vai acabar. Além disso, use pontos, vírgulas, perguntas, admirações… você fará com que a mensagem seja mais claramente compreendida, uma vírgula mal colocada pode levar a confusão na mensagem. A quebra de linha existe, você pode fazer "intro" e continuar escrevendo na mesma mensagem, mas em um novo parágrafo. Dessa forma, toda a mensagem será enviada em um único envio e você será menos perturbador para o destinatário. Neste ponto, quero abrir uma exceção: se você deseja enviar informações que o destinatário deve copiar, talvez seja melhor enviá-las em uma mensagem separada, como um número de telefone ou um endereço de e-mail. Dependendo do programa que você usa, ele não permite que você selecione uma parte do texto para copiá-lo,
- Corrija sua mensagem antes de enviar se você encontrar um erro, em vez de enviar outra mensagem corrigindo: Se o software que você está usando permite corrigir uma mensagem que já foi enviada, como Teams ou Telegram, é melhor corrigir a mensagem em vez de enviar outra. Isso é uma mensagem a menos e uma conversa mais limpa.
- Perguntas com várias opções não são respondidas com "Sim" ou "Não": É frustrante pedir para alguém escolher entre duas opções e ele responder "Sim", mas para qual ele disse sim? Se perguntarem, por exemplo, se você quer comer carne ou peixe hoje, responda "carne" ou "peixe", mas não "sim". Isso pode parecer bobo, mas acontece com frequência, principalmente quando o remetente faz a pergunta em várias mensagens, com uma opção em cada mensagem.
- Esclareça a qual pergunta cada resposta corresponde- Às vezes, o remetente envia várias perguntas e o destinatário responde a uma delas sem esclarecer a qual pergunta cada resposta corresponde. Se for perguntado em várias mensagens separadas se compramos feijão, chouriço e queijo, a resposta deve ser clara, por exemplo “sim chouriço, sem queijo” ou “sim para os três”.
- Deixe sua mensagem completa desde o início: acontece sobretudo em um ambiente corporativo, que alguém lhe envia uma mensagem com seu nome, ou com “Olá” e nada mais, esperando sua resposta. Depois de responder, eles começam a escrever a pergunta. Esta é uma grande perda de tempo para o remetente e o destinatário, que foram interrompidos e agora esperam preguiçosamente que você faça a pergunta. Por fim, se a pergunta for muito longa, o receptor se cansa de esperar, volta ao que estava fazendo, e é aí que vem a pergunta, interrompe de novo. Se você quiser perguntar algo a alguém, envie uma única mensagem, incluindo saudação, por exemplo "Olá Antonio, você sabe se o problema de recrutamento automático pela web que estava dando problemas na semana passada foi desbloqueado?"
- Coloque o destinatário na posição quando ele iniciar uma mensagemTambém é típico que o remetente faça uma pergunta muito específica sem que o destinatário seja colocado no mesmo contexto. Por exemplo "Você poderia completar o arquivo?". Se o destinatário estiver fazendo outra coisa, ele pode nem saber do que você está falando. Portanto, se você iniciar uma conversa, principalmente sobre um tema não muito recente, lembre-se de contextualizar o destinatário, por exemplo "Você conseguiu completar o arquivo de vendas que lhe enviei na semana passada com os códigos do fornecedor?".
- Para quem é a mensagem? Quando há vários destinatários, um grupo... é importante que, se você fizer uma pergunta ou solicitação, especificar a quem a pergunta ou solicitação é dirigida. Normalmente acontece muita coisa em emails com muitas pessoas, onde o remetente não consegue distinguir entre as pessoas que tem que colocar em “Para” e em “CC”. Se necessário, na própria mensagem, você pode nomear pessoas diferentes caso tenha que fazer uma solicitação específica para cada uma.
- Seja ingrato: Especialmente em grupos de mensagens e e-mails com muitos destinatários, é muito trabalhoso para todos começar a agradecer por algo, pois envolve muitas mensagens. É preferível agradecer no momento do pedido, soar “agradecido antecipadamente…” ou agradecer apenas ao remetente e não a todos. Isso não significa que alguém não confirme que um determinado pedido ou aviso foi recebido, isso é mais para grupos, especialmente grandes, onde todos começam a agradecer ou fazer um comentário sem importância, que satura todos os participantes.
Às vezes sinto falta dos tempos de SMS, onde tendo que pagar por eles, as pessoas pensavam bem no que tinham a dizer e otimizavam a mensagem. Os aborrecimentos e interrupções foram mínimos.
O que você acrescentaria a esta lista?
