Com mais de 1 bilhão de downloads somente no Android, Google Calendar é um dos utilitários gratuitos mais usados no planeta hoje. Ainda assim, nem todos sabem como aproveitar ao máximo esta ferramenta.
Pelo menos é o que o próprio Google sugere, que recentemente publicou uma lista com alguns dos melhores truques que existem - sem contar os que já mostramos há algum tempo - para tirar o máximo proveito do Google Agenda, não importa em qual dispositivo você use o aplicativo.
Saiba como aproveitar ainda mais o aplicativo de calendário mais popular
Encontre o momento certo para uma reunião
Graças à possibilidade de configurar nosso estado no calendário do Google, é muito fácil saber que estará disponível a qualquer momento para realizar uma reunião ou uma entrevista. Para fazer isso, na seção “Reunir-se com…” que aparece no lado esquerdo da versão web do calendário, basta escreva o nome de um membro da nossa equipe do G Suitee eu Spazi Liberi aparecerá automaticamente no calendário. No vídeo abaixo dessas linhas você pode ver com mais detalhes como funciona essa função:
Não se perca em fusos horários
Trabalhar com pessoas do outro lado do planeta pode ser um problema, especialmente quando é necessário encontro em um horário específico. E tudo por causa dos fusos horários.
O que pouca gente sabe é que O Google Agenda inclui um relógio mundial integrado o que facilita a escolha de horários de reunião adequados ao dia a dia de cada membro da equipe. Para acessá-lo, toque no Botão de configurações e acesse as configurações do calendário. Agora, na seção “Fuso horário”, selecione a opção para mostrar um fuso horário secundário e escolha qual você deseja ver.
Evite incomodar seus colegas fora do horário de trabalho
Outro recurso destinado ao uso em equipes de trabalho é a capacidade de ver os tempos de outros colegas, de modo a evitar perturbá-los fora do horário de trabalho. Ao criar uma reunião, você pode ver se a data e a hora definidas coincidirem com a hora di trabalho de outros colegas através do ícone de lua roxa que você verá ao lado do nome deles.
E se você quiser configurar seu horário de trabalho para evitar ser incomodado por outros colegas, você pode fazer isso na seção "Em geral" nas configurações do calendário.
Com o Google Agenda você pode saber quem está trabalhando e quem está de folga
Compartilhe sua agenda com outras pessoas
Você pode, em algum momento, querer convidar outras pessoas para ver eventos em sua agenda. O processo é simples: basta ir à seção “Meus calendários” e escolher o que deseja compartilhar, depois tocar no ícone com três pontos verticais. Em seguida, vá para a seção "Configurar e compartilhar" para enviar o link da sua agenda para outros usuários da agenda do Google.
Impedir que outras pessoas vejam seus eventos pessoais
Além de eventos relacionados ao seu local de trabalho, você também pode use o Google Agenda para organizar sua vida pessoal. Nesse caso, você provavelmente deseja impedir que o restante dos membros de sua equipe veja os compromissos e eventos pessoais que você salvou em seu calendário.
Para fazer isso basta abra o evento que você deseja ocultar e toque no menu "Visibilidade padrão" para escolher se deseja que seja privado ou público.
Adicione uma lista de tarefas aos seus eventos
Desde seu retorno como um aplicativo independente, o aplicativo Google Tarefas, Tarefas, integra-se perfeitamente ao aplicativo de calendário. Desta forma é possível adicionar atividades ao nosso calendário, e para isso basta tocar no ícone Atividade que aparece na barra de aplicativos do lado direito da versão web do Google Agenda. Essas atividades serão visíveis apenas para você e você poderá adicionar quantos detalhes julgar apropriados.
Deixe espaço entre suas reuniões
Agora que o trabalho em casa está em alta, é comum realizar reuniões diferentes durante o mesmo dia de trabalho. Às vezes, até em sequência. Google recomenda deixe alguns minutos entre as reuniões para esticar as pernas ou relaxar.
Por isso explicam um truque muito simples que consiste em configurar eventos agendados para que terminar cinco minutos antes. Para isso, basta acessar a página de definições De calendário, role até "Configurações do evento" na seção "Geral" e ative a opção “Reuniões rápidas”.
Esse recurso faz com que as reuniões de meia hora ou menos terminem 5 minutos antes e 10 minutos antes daquelas que cruzam essa barreira.
