Uma das ferramentas mais úteis do Google é Documentos, processador de texto que permite editar, compartilhar e salvar documentos com grande facilidade. Você também pode fazer isso do seu celular usando o aplicativo Docs, um dos muitos aplicativos do Google que você pode instalar no seu Android.
Como já mencionamos no guia de segurança do Chrome, as medidas de segurança do Google não são infalíveis, então você também deve fazer sua parte para proteger seus documentos. Para ajudá-lo, forneceremos algumas dicas para aumentar a segurança das informações que você mantém em Documentos.
4 dicas para aumentar sua segurança ao usar o Google Docs
Evite compartilhar um documento por meio do link
Os documentos que você cria e armazena no Google estão seguros, desde que você não precise compartilhá-los com outros usuários, o que já ameaça a segurança deles. Para colaborar com outras pessoas em um documento, você tem duas opções: compartilhá-lo via link ou individualmente, digitando seus e-mails.
A diferença entre os dois casos é clara porque, no caso do link, qualquer pessoa que o possuir poderá acessá-lo ao documento, enquanto, no caso de e-mail, apenas o usuário que você convidou poderá colaborar no documento. É claro que compartilhar um arquivo de Documentos por meio de links é mais perigoso, porque você não pode controlar quem o vê.
Por esse motivo importante, recomendamos que você evite usar a opção de link para compartilhar seu Google Docs o máximo possível. Caso o outro usuário com quem você precisa trabalhar não tenha uma conta do Google, você pode baixe o arquivo como um documento do Microsoft Word e enviá-lo por correio.
Use os Grupos do Google para dar acesso a muitas pessoas
O compartilhamento de documentos por meio de links é uma opção muito útil quando você precisa colaborar com muitos usuários e não deseja enviar convites um a um. No entanto, você deve saber que existe uma opção que permite que você compartilhar documentos com um grande grupo de usuários sem colocar sua segurança em risco.
O Grupos do Google é uma ferramenta de negócios que permite criar um grupo online com as pessoas com quem você trabalhará para organizar discussões e reuniões, enviar e-mails e colaborar em documentos e projetos.
Proteger a segurança de sua conta do Google é fundamental para a privacidade de seus documentos
Desta forma, quando você precisa compartilhar um documento entre todos os membros do grupo, você não tem que escrever seus e-mails um por um, você apenas insira o endereço de e-mail comum do grupo e o documento será compartilhado com todos os seus membros.
O uso dos Grupos do Google não protege a segurança de seus documentos compartilhados para sempre, você precisa continuar tomando várias medidas. Por exemplo, quando alguém sai do grupo, lembre-se de removê-lo do grupo para que ele não tenha mais acesso aos documentos.
Proteja a segurança da sua conta do Google
Não adianta se preocupar em manter seus documentos seguros se você não se preocupar em fazer o mesmo com sua conta do Google. Você deve ter em mente que este é um caminho chave para acessar todas as informações que você mantém em Documentos, portanto, se alguém fizer login em sua conta, terá acesso direto a eles.
Para proteger sua conta do Google, você deve começar escolhendo uma senha complicada, evitando as típicas como “12345”. Além disso, utiliza a verificação de dois fatores que a empresa oferece há algum tempo e que adicionará uma camada extra de segurança à sua conta. Dentro da autenticação dupla, você tem a opção de usar chaves de segurança como a do Google, que custa R$ 40.
Impedir que outros editores alterem o acesso
Quando você compartilha um documento com outros usuários e, por padrão, permite que os convidados alterem o acesso e convidem várias pessoas para editar o arquivo. Desta maneira você perde o controle do documento, que pode acabar em mãos erradas.
Por isso, recomendamos que você limite as possibilidades dos outros editores do documento. Para isso, quando for compartilhá-lo, selecione a opção Avançado, no canto inferior direito da janela. Aqui você pode habilitar as caixas "Impedir que os editores alterem o acesso e adicionem novos usuários" e “Não permitir que leitores ou comentaristas baixem, imprimam ou copiem itens”, que restringe os direitos dos usuários que você convida para o documento.
Com todas essas práticas, a segurança do seu Google Docs, sem dúvida, aumentará. Portanto, você se certificará de que todas as informações que você mantém nele permanecem pessoais e que apenas os usuários que você escolher pessoalmente pode acessá-los e modificá-los.
