L'un des outils les plus utiles de Google est Documents, traitement de texte qui vous permet d'éditer, de partager et d'enregistrer des documents avec une grande facilité. Vous pouvez également le faire depuis votre mobile en utilisant l'application Docs, l'une des nombreuses applications Google que vous pouvez installer sur votre Android.
Comme nous l'avons déjà mentionné dans le guide de sécurité Chrome, les mesures de sécurité de Google ne sont pas infaillibles, vous devez donc vous aussi faire votre part pour protéger vos documents. Pour vous aider, nous vous fournirons quelques conseils pour augmenter la sécurité des informations que vous conservez dans Documents.
4 astuces pour augmenter votre sécurité lors de l'utilisation de Google Docs
Evitez de partager un document via le lien
Les documents que vous créez et stockez dans Google sont en sécurité tant que vous n'avez pas à les partager avec d'autres utilisateurs, ce qui menace déjà leur sécurité. Pour collaborer avec d'autres personnes sur un document, vous avez deux options : partagez-le via un lien ou individuellement, en saisissant leurs e-mails.
La différence entre les deux cas est nette car, dans le cas du lien, toute personne qui le possède pourra y accéder au document, tandis que, dans le cas d'un e-mail, seul l'utilisateur que vous avez invité pourra collaborer sur le document. Bien sûr, partager un fichier Documents via des liens est plus dangereux, car vous ne pouvez pas contrôler qui le voit.
Pour cette raison importante, nous vous recommandons d'éviter autant que possible d'utiliser l'option de lien pour partager vos documents Google. Si l'autre utilisateur avec lequel vous devez travailler n'a pas de compte Google, vous pouvez télécharger le fichier en tant que document Microsoft Word et lui envoyer par la poste.
Utilisez Google Groupes pour donner accès à de nombreuses personnes
Le partage de documents via des liens est une option très utile lorsque vous devez collaborer avec de nombreux utilisateurs et que vous ne voulez pas leur envoyer d'invitations un par un. Cependant, sachez qu'il existe une option qui vous permet de partager des documents avec un grand groupe d'utilisateurs sans mettre leur sécurité en danger.
Google Groupes est un outil commercial qui vous permet de créer un groupe en ligne avec les personnes avec qui vous travaillerez pour organiser des discussions et des réunions, envoyer des e-mails et collaborer sur des documents et des projets.
La protection de la sécurité de votre compte Google est essentielle à la confidentialité de vos documents
De cette façon, lorsque vous avez besoin de partager un document entre tous les membres du groupe, vous n'avez pas besoin d'écrire leurs e-mails un par un, vous n'avez qu'à saisir l'adresse e-mail commune du groupe et le document sera partagé avec tous ses membres.
L'utilisation de Google Groupes ne protège pas pour toujours la sécurité de vos documents partagés, vous devez continuer à prendre diverses mesures. Par exemple, lorsque quelqu'un quitte le groupe, n'oubliez pas de le retirer du groupe afin qu'il n'ait plus accès aux documents.
Protégez la sécurité de votre compte Google
Inutile de vous soucier de la sécurité de vos documents si vous ne vous souciez pas de faire de même avec votre compte Google. Vous devez garder à l'esprit qu'il s'agit d'un chemin clé pour accéder à toutes les informations que vous conservez dans Documents, donc si quelqu'un se connecte à votre compte, il y aura un accès direct.
Pour protéger votre compte Google, vous devez commencer par choisir un mot de passe compliqué, en évitant les mots de passe typiques comme « 12345 ». De plus, il utilise la vérification à deux facteurs que l'entreprise propose depuis un certain temps et qui ajoutera une couche de sécurité supplémentaire à votre compte. Dans le cadre de la double authentification, vous avez la possibilité d'utiliser des clés de sécurité telles que celles de Google, qui se vendent 40 $.
Empêcher les autres éditeurs de modifier l'accès
Lorsque vous partagez un document avec d'autres utilisateurs et, par défaut, autorisez les invités à modifier l'accès et invitez plusieurs personnes à modifier le fichier. De cette façon vous perdez le contrôle du document, qui peut finir entre de mauvaises mains.
Pour cette raison, nous vous recommandons de limiter les possibilités des autres éditeurs du document. Pour ce faire, lorsque vous allez le partager, sélectionnez l'option Avancé, dans le coin inférieur droit de la fenêtre. Ici, vous pouvez activer les cases "Empêcher les éditeurs de modifier l'accès et d'ajouter de nouveaux utilisateurs" et « Ne pas autoriser les lecteurs ou les commentateurs à télécharger, imprimer ou copier des éléments », qui restreint les droits des utilisateurs que vous invitez sur le document.
Avec toutes ces pratiques, la sécurité de vos Google Docs augmentera sans aucun doute. Par conséquent, vous vous assurerez que toutes les informations que vous y conservez restent personnelles et que uniquement les utilisateurs que vous choisissez personnellement peut y accéder et les modifier.
