Este artigo está relacionado com "O pequeno escritório que foi para o teletrabalho sem perceber" por isso recomendo a sua leitura antes de continuar.
Ao armazenar todas as informações no NAS, havia uma chance de ocorrer um problema e se perder. Vamos lá, como isso pode acontecer conosco com nosso computador ou o dispositivo que usamos. Portanto, é necessário fazer cópias de segurança.
Para que serve um backup?
Temos a informação onde a temos, está sempre em perigo.
- O dispositivo que contém as informações pode estar danificado
- Malware pode alterá-lo ou eliminá-lo
- Podemos excluí-lo ou modificá-lo por engano
- Eles podem roubar nosso dispositivo
- Pode haver um acidente, um incêndio...
A única maneira de manter a calma é ter backups. Mas os backups devem atender a alguns requisitos mínimos:
- Eles devem estar em outros dispositivos - se copiarmos para o mesmo disco, quase todos os motivos que mencionamos anteriormente podem afetá-lo. Se o disco estiver danificado, entrar malware, um incêndio, um roubo… perderíamos a informação e sua cópia.
- Devem estar em outro lugar: se fizermos isso em outro disco, mas no mesmo lugar, um roubo ou um incêndio também podem afetá-lo.
A experiência diz-nos que é recomendável que também cumpram as seguintes condições:
- Deve ser feito automaticamente: Se as cópias forem feitas manualmente pelo usuário, muito provavelmente elas não serão feitas. Um dia a gente esquece, outro dia a gente vai com pressa, etc...
- Eles devem ser versionados: diferentes cópias ou versões do mesmo arquivo devem ser salvas à medida que o editamos. Portanto, se cometermos um erro, podemos olhar várias versões para trás até encontrar uma cópia que tenha o que estamos procurando.
Veja como o escritório fez isso
Voltando ao caso do pequeno escritório, foi montado um sistema de backup baseado em dois discos.
De um lado havia um disco rígido USB conectado ao NAS, onde o aplicativo Hyperbackup da Synology realizava backups de versão todas as noites. Nenhum usuário acessou esse disco, apenas um usuário criado no NAS para fins de backup e com sua própria senha. Dessa forma, ninguém poderia manipulá-lo, nem mesmo por engano.
Mas esse registro não atende ao requisito de estar em um lugar diferente. Se você entrar para roubar ou houver um incêndio, a cópia pode ser perdida.
Em seguida, outro NAS idêntico foi montado na casa do proprietário. O Hyperbackup também criou uma cópia com versão todas as noites naquele outro NAS, com um usuário dedicado.
Por que então o disco USB se já temos as informações mais seguras na casa do proprietário? Além de aumentar a segurança por ter uma cópia extra, o acesso fica muito mais rápido caso algo precise ser recuperado.
Outlook, um problema por backup
Todas as informações tratadas pela expedição foram armazenadas diretamente no NAS, trabalhando diretamente de lá com o protocolo Samba. Portanto, nenhum backup dos computadores dos usuários era feito, pois se houvesse algum problema com algum deles, as informações sobre o trabalho estavam no NAS e suas cópias. Exceto por e-mail.
O fato é que o sistema de backup verificava todas as noites todos os arquivos que sofreram alterações (uma palavra atualizada, um novo pdf…) e apenas fazia uma cópia desses arquivos. Então, a cópia do primeiro dia era muito grande e durável, mas para o resto dos dias eu só tinha que copiar as mudanças que aconteceram naquele mesmo dia.
O problema é que o Outlook salva as informações em um único arquivo, a.pst. O referido arquivo nesse caso ocupava de 20 a 40 GB por usuário (embora não devesse ser, mas os usuários fazem o que querem). Copiar de 20 a 40 GB por usuário todas as noites era uma loucura e, se você tivesse a versão, presumia-se que todas as noites o espaço ocupado aumentava na mesma quantidade.
Mas o problema foi copiar para o NAS doméstico do proprietário. Na época não havia ADSL, não havia fibra, então a velocidade era bem menor do que agora, e não só isso, a velocidade de upload era bem menor (costumamos falar em 1 Mb/s). Mas, para enrolar o loop, não sei porque, a Movistar estava dando velocidades de upload muito mais lentas do que o normal na época, estamos falando de 512 kb/s em alguns casos e 800 kb/s em outros. Fazer uma cópia de 20 a 40 GB, para um único usuário, era impossível, levaria vários dias.
Podemos pensar que podemos deixar todas as informações da consulta em um ou mais .pst e deixar as informações mais recentes, do último mês, em outro pst. Mas é que os pst que só precisavam ser lidos, pelo simples fato de abri-los, já estavam modificados e, portanto, o software de backup os incluiu na cópia da noite.
Thunderbird e Maildir
A solução veio com o sistema de arquivamento de emails Maildir, onde cada email é salvo em seu disco rígido como um arquivo separado (e em um formato padrão que pode ser aberto por qualquer programa). Isso é uma grande vantagem, pois no final do dia apenas os e-mails que você recebeu ou enviou naquele dia são considerados arquivos modificados (e algum outro arquivo usado para gerenciar esse armazenamento). Então agora eles queriam fazer pequenas cópias todos os dias.
O Outlook não pode usar este sistema de armazenamento, mas o Thunderbird pode. Em seguida, os clientes de e-mail e todos os e-mails foram passados para o Thunderbird e para o sistema de arquivamento Maildir. Dessa forma, você pode fazer cópias de segurança todas as noites, tanto local quanto remotamente.
E, em todos os anos em que funcionou, não causou nenhum problema.
O Thunderbird também melhorou outras atividades de e-mail, mas não é o assunto deste artigo.
Observe que o Thunderbird não usa o Maildir por padrão, ele usa o Mbox (assim como o Mail da Apple). O Mbox também funciona para arquivos onde tudo está armazenado, mesmo que não seja um único arquivo como o Outlook, mas é um arquivo por pasta. Ele ainda não é ideal para isso como Maildir. Portanto, a primeira coisa a fazer no Thunderbird é configurar o armazenamento dessa maneira.
Por sorte (dedos cruzados, batendo na madeira...) nunca houve necessidade de apoio.
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