Em maior ou menor grau, empresas em todo o mundo foram afetadas e as consequências reais de médio e longo prazo em escala global ainda não foram determinadas.
A empresa em que trabalho dedica-se principalmente a oferecer soluções de gestão de custos para trabalhadores móveis. Gerenciamos as despesas de mais de 4,5 milhões de trabalhadores em quase 120 países e isso nos dá uma perspectiva única de como o confinamento afetou o setor de viagens e, em particular, os meios de transporte (terrestre, marítimo ou aéreo) para restaurantes e hotéis.
A atividade empresarial e a mobilidade caíram a níveis sem precedentes na história moderna. Nada que não saibamos, mas quando você analisa os números de março ou abril e os compara com os do mês anterior, percebe a extensão da tragédia sofrida em apenas 6 semanas de prisão. Companhias aéreas, trens, táxis e hotéis reduziram reservas e vendas entre 65% e 95% somente na Europa.
Mas todos os indicadores e dados que estamos vendo agora nos dizem pouco sobre os efeitos de médio e longo prazo. A pandemia de coronavírus mudou nosso mundo e só o tempo dirá se veio para ficar ou se será apenas temporário.
Ainda é cedo para saber se o teletrabalho a que muitos trabalhadores foram forçados será uma situação específica. Mas é claro que aquelas empresas que não estavam preparadas tinham muito mais problemas e problemas do que elas.
O uso de soluções de colaboração e comunicação, como Slack e Zoom, aumentou significativamente.
As empresas que não usavam essas ferramentas antes da pandemia, mas as adotaram para poder trabalhar em casa, provavelmente continuarão a usá-las extensivamente quando seus funcionários retornarem ao escritório.
Uma das funções da empresa que costuma estar menos preparada para uma política de teletrabalho é a operação financeira, que muitas vezes ainda é muito mais dependente de processos em papel e software on-premise do que outras funções.
Com o confinamento é evidente que muitas despesas com viagens desapareceram ou foram reduzidas significativamente, mas, paradoxalmente, muitos funcionários que antes não viajavam precisam alocar outras despesas para sua empresa (telefonia, treinamento online, hardware, software, papelaria, courier) pois permanece a necessidade de gerenciar as despesas dos funcionários.
Em muitas empresas, as contas e despesas dos funcionários geralmente ainda são enviadas em papel ao departamento financeiro, onde devem ser revisadas e aprovadas manualmente, geralmente por vários funcionários, e depois inseridas manualmente no sistema de contabilidade.
Em empresas internacionais, alguns desses documentos exigem tradução. Se forem necessários serviços de tradução, eles podem procurá-los no IsAccurate, enquanto outros preferem incorporar o serviço dentro de sua própria empresa.
Não só exige que o processo seja fisicamente centralizado, mas também é incrivelmente ineficiente e requer tempo e recursos que poderiam ser melhor gastos em outro lugar, seja no escritório para tarefas mais produtivas ou permitindo que os funcionários aproveitem seu tempo de automação. contribuir.
Caso os funcionários precisem trabalhar em casa, esse processo é interrompido completamente.
A correspondência externa se acumula (supondo que os correios continuem entregando) e a correspondência no escritório para.
Sem alguém para revisar e aprovar contas e despesas de funcionários ou inserir dados manualmente no sistema financeiro, os fornecedores não são pagos e os funcionários não são reembolsados.
Isso pode não ser grande coisa quando o fechamento de um escritório dura uma ou duas semanas, mas se o fechamento for estendido, poderá começar a ter um impacto significativo no fluxo de caixa pessoal e comercial.
Muitas empresas e freelancers estão preocupados com o impacto financeiro do coronavírus devido à potencial perda de clientes e receita, portanto, qualquer coisa que possa ser feita para minimizar esse impacto ajudará bastante.
Digitalizar a gestão de despesas de funcionários e gestão de faturas de fornecedores e abandonar os processos manuais e baseados em papel pode não apenas tornar o processo muito mais eficiente para os funcionários, que não precisam mais se preocupar em guardar recibos e preencher a papelada, cálculo, mas também fazer a verificação, aprovação e reconciliação muito mais eficiente para a equipe financeira.
Os funcionários simplesmente precisam capturar e fazer upload de uma foto do recibo ou encaminhar um e-mail de despesas para o sistema, que digitalizará e analisará automaticamente os dados da transação para criar um relatório de despesas.
As regras de política de despesas já estão configuradas no sistema, portanto, os funcionários (ou seus aprovadores) não precisam verificar se cada despesa se enquadra na política determinada pela empresa.
Depois de enviados, os aprovadores recebem uma notificação por e-mail de que precisam aprovar um relatório de despesas.
Lá eles podem visualizar facilmente imagens de recibos e detalhes de transações e ver se uma despesa está ou não dentro da política da empresa com uma notificação na tela. Depois que o gasto é aceito, a próxima pessoa na cadeia de aprovação recebe a notificação e assim por diante.
Após a aprovação final, os dados podem ser exportados automaticamente e codificados em tempo hábil para reembolso ao funcionário.
A situação do fluxo de trabalho de aprovação de fatura do fornecedor pode ser simplificada da mesma forma para permitir que as equipes financeiras distribuídas implementem uma solução de fatura do fornecedor.
Um benefício adicional de automatizar esses processos anteriormente manuais é o impacto humano nos funcionários.
Os funcionários em trânsito não precisam mais passar horas no final do trajeto preenchendo relatórios de despesas, para que possam dedicar mais tempo ao trabalho produtivo ou com a família.
Os aprovadores não precisam ficar verificando o que está e o que não está dentro da política.
E para a equipe financeira, em vez de ter que verificar e inserir manualmente os dados linha por linha no sistema contábil e configurar execuções de verificação, eles podem concentrar seu tempo em tarefas como planejamento e análise de dados.
O confinamento e o consequente teletrabalho obrigarão a acelerar a adoção da digitalização nos departamentos financeiros.
E isso veio para ficar.
